近年來(lái)，以無(wú)紙化會(huì)議管理為突破開(kāi)展創(chuàng)新實(shí)踐，大力推進(jìn)節(jié)約型機(jī)關(guān)創(chuàng)建工作，取得良好成效。
一、把握“無(wú)紙化”的本質(zhì)——科技創(chuàng)新
科技賦能會(huì)議管理。辦公室積極推動(dòng)遠(yuǎn)程視頻、移動(dòng)互聯(lián)、云技術(shù)等科技創(chuàng)新成果的合理應(yīng)用，開(kāi)發(fā)集成化的會(huì)議管理系統(tǒng)，初步實(shí)現(xiàn)將會(huì)議管理從線下轉(zhuǎn)至線上。
如會(huì)前的議題收集、通知發(fā)送、文件流轉(zhuǎn)等工作，由原來(lái)的郵件辦理、紙質(zhì)文件報(bào)送改為會(huì)議系統(tǒng)統(tǒng)一處理；會(huì)中的文件瀏覽、批注由原來(lái)的紙質(zhì)材料改為電子材料；會(huì)后的歸檔、查詢、統(tǒng)計(jì)等工作，由原來(lái)的紙面處理改為電子化操作，督辦工作則由原來(lái)的填報(bào)Excel表格方式改為線上分發(fā)、催辦、匯總、統(tǒng)計(jì)。
結(jié)合實(shí)際分步實(shí)施。在推動(dòng)無(wú)紙化會(huì)議管理過(guò)程中，堅(jiān)持創(chuàng)新與務(wù)實(shí)相結(jié)合，分步推進(jìn)。辦公室注重理念倡導(dǎo)，引導(dǎo)下屬單位根據(jù)各自管理特點(diǎn)和個(gè)性化需求，有重點(diǎn)地進(jìn)行創(chuàng)新。
二、扭住“無(wú)紙化”的目標(biāo)——降本增效
大幅下降會(huì)議成本。粗略估算，推行無(wú)紙化會(huì)議后，能夠幫助公司每年節(jié)省的紙張數(shù)量約200萬(wàn)張以上，較好地貫徹了綠色環(huán)保節(jié)能的要求。
大幅提升管理效率。電子材料替代紙質(zhì)材料后，許多原本繁雜的工作都得到了簡(jiǎn)化，避免了材料準(zhǔn)備多放、漏放、順序錯(cuò)亂等問(wèn)題；遇到材料內(nèi)容出錯(cuò)等突發(fā)情況，短時(shí)間即可完成線上替換，免去收回材料和重新打印裝訂、分送材料的過(guò)程，簡(jiǎn)化了操作流程，減輕了辦會(huì)負(fù)擔(dān)。會(huì)議管理系統(tǒng)上線運(yùn)行后，會(huì)議通知、材料查詢、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、督查督辦、電子歸檔等工作均可在線上完成，原本工作量巨大的統(tǒng)計(jì)檢索均可一鍵實(shí)現(xiàn)，會(huì)議管理更加規(guī)范便捷，效率得到大幅提升。
用戶體驗(yàn)顯著改善。無(wú)紙化會(huì)議的推廣過(guò)程中，參會(huì)人員的體驗(yàn)是最為關(guān)鍵的，最大的挑戰(zhàn)也是來(lái)自參會(huì)人員閱讀習(xí)慣的改變。
面對(duì)這一情況，辦公室采取穩(wěn)步推進(jìn)的策略，設(shè)置過(guò)渡期，針對(duì)全集團(tuán)工作會(huì)議等重要會(huì)議，開(kāi)始階段采取紙質(zhì)材料和電子材料并行的方式，既為會(huì)議系統(tǒng)試運(yùn)行期間可能出現(xiàn)的不穩(wěn)定上了保險(xiǎn)，又照顧了閱讀習(xí)慣，待參會(huì)人員習(xí)慣使用電子材料后再逐步取消紙質(zhì)材料。
同時(shí)，優(yōu)化會(huì)議管理系統(tǒng)的操作方式，在翻閱材料功能上做一些便捷性創(chuàng)新，豐富人性化功能，提升系統(tǒng)使用體驗(yàn)；加強(qiáng)對(duì)參會(huì)人員的輔導(dǎo)培訓(xùn)，幫助盡快適應(yīng)并建立新的閱讀習(xí)慣。
從實(shí)踐來(lái)看，經(jīng)過(guò)一段適應(yīng)期，參會(huì)人員普遍接受電子化方式閱讀會(huì)議材料，會(huì)議管理系統(tǒng)的便捷性也得到了廣泛認(rèn)可。
三、堅(jiān)守“無(wú)紙化”的底線——安全可控
確保無(wú)紙化會(huì)議安全可靠。辦公室在推行無(wú)紙化會(huì)議過(guò)程中，始終堅(jiān)守安全底線，只要發(fā)現(xiàn)安全關(guān)過(guò)不了的，寧可放慢一些速度、放棄一些便捷。如，嚴(yán)格執(zhí)行保密工作有關(guān)要求，對(duì)于涉密的議題內(nèi)容繼續(xù)使用紙質(zhì)材料。保密要求高的會(huì)議如黨委會(huì)等采取紙質(zhì)材料和電子材料并行的方案。
確保會(huì)議管理系統(tǒng)安全可控。辦公室在推動(dòng)系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中，在保障應(yīng)用系統(tǒng)和數(shù)據(jù)安全可控上進(jìn)行了積極探索。會(huì)議管理系統(tǒng)的各個(gè)模塊在建設(shè)時(shí)通過(guò)評(píng)估內(nèi)外網(wǎng)應(yīng)用、所支持會(huì)議的重要級(jí)別程度等特點(diǎn)，合理設(shè)計(jì)和實(shí)施安全管控措施。
尤其是對(duì)可通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)訪問(wèn)的功能模塊，利用多種技術(shù)手段從終端應(yīng)用、網(wǎng)絡(luò)傳輸、后臺(tái)服務(wù)各個(gè)環(huán)節(jié)做好技術(shù)加固，最大程度地防范黑客入侵、數(shù)據(jù)泄露等風(fēng)險(xiǎn)。比如，限制電子材料下載，并增加有姓名或編號(hào)的頁(yè)面水印，防止參會(huì)代表拍照轉(zhuǎn)發(fā)；控制權(quán)限，參會(huì)代表只能看到所涉議題的材料，不同層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)設(shè)置不同的查閱權(quán)限，有關(guān)部門(mén)查閱材料須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批同意；對(duì)電子材料采取加密傳輸、網(wǎng)絡(luò)分區(qū)等管控措施。